Aanleveren algemeen

Het aanstellen van een BRO-coördinator kan handig zijn. Is die er al in jouw organisatie? Dus iemand die een eerste start maakt waarna later besloten wordt waar welke taken precies in de organisatie belegd worden. Vaak is het een kwestie van samen met een paar collega’s starten. En waar mogelijk helpt de Servicedesk jou uiteraard ook verder op weg. Dus schroom niet om contact op te nemen!

De procesanalyses op de site van de Basisregistratie Ondergrond voor gemeenten, waterschappen en provincies bieden dan uitkomst. Je kunt in die rapporten zien waar de BRO de processen bij jouw gemeente, waterschap of provincie raakt. Dat maakt de implementatie van de BRO een stuk overzichtelijker.

Van de registratieobjecten die in 2021 in de BRO zitten, zijn er hoogstwaarschijnlijk maar een aantal die je moet aanleveren. Vraag na of er onderzoeken zijn gedaan waarbij deze gegevens zijn ingewonnen:

• Geotechnisch booronderzoek volgens de NEN-EN-ISO 14688 (of NEN5104 bij gegevens van voor 2020)
• Geotechnisch sondeeronderzoek
• Grondwatermonitoringput (peilbuis)
• Grondwatermonitoringnet
• Grondwatersamenstellingsonderzoek
• Grondwaterstandonderzoek

Als dit het geval is, dan moeten deze gegevens aangeleverd worden via het Bronhouderportaal. Het wandonderzoek komt in de praktijk weinig voor en de bodemkundige boormonsterbeschrijvingen worden meestal geleverd door Wageningen Environmental Research. De modellen staan al in de BRO.

De bronhouder is wettelijk verantwoordelijk voor het aanleveren van de gegevens. Dat neemt niet weg dat het voorbereidende werk uitbesteed kan worden. Bijvoorbeeld aan het bedrijf dat in opdracht van jou als bronhouder een sonderingsonderzoek doet of een grondwatermonitoringput inricht. Als die organisatie de gegevens voor jou compleet en volgens de richtlijnen voor de BRO (zoals beschreven in de catalogus) gereedmaakt is dat ideaal. De bronhouder kan die organisatie ook vragen om de gegevens klaar te zetten als ‘BRO-verzoek’ in het Bronhouderportaal. Zodra de gegevens via een machtiging in het Bronhouderportaal klaarstaan, kan de bronhouder die gegevens na controle officieel aanbieden aan de Landelijke Voorziening BRO. Lees ook de informatie voor gegevensleveranciers en de instructie bij het registratieobject waarvoor jij gegevens moet aanleveren. Om toegang te krijgen tot het Bronhouderportaal is aanmelden bij de BRO noodzakelijk.

Vraag de dataleverancier om de gegevens klaar te zetten in het Bronhouderportaal van de BRO. Je kunt dat contractueel vastleggen. Daarna hoef je alleen nog maar de gegevens te controleren. Een andere optie is om hulp van een softwareontwikkelaar te vragen. Zorg dat je systeem wordt aangepast, zodat jouw organisatie de gegevens eenvoudig kan aanleveren bij de BRO. Informeer sowieso ook bij je buurgemeente of bijvoorbeeld collega waterschap hoe zij dat doen.

Een dataleverancier in de BRO is de organisatie die de gegevens levert namens een bronhouder ofwel een bestuursorgaan. De bronhouder is bij wet verantwoordelijk voor die gegevens; het is de ‘houder’ van de bron. De dataleveranciersrol zegt dus niets over wie bijvoorbeeld de gegevens in het veld inwint of wie een put in het veld inricht namens een opdrachtgever.
Dat betekent ook dat een machtiging voor een dataleverancier in het Bronhouderportaal een machtiging is om gegevens aan te leveren en niet een machtiging om ‘te meten’.

De gegevensleverancier heeft geen verplichting om de gegevens aan te leveren aan de BRO, maar dit kun je oplossen door de contracten met jouw leveranciers aan te passen. Je kunt daarvoor deze voorbeelden van contractafspraken benutten.

Ben jij bronhouder, maar wordt de feitelijke gegevenslevering door jouw opdrachtnemers uitgevoerd? De aannemers en bureaus die voor jouw organisatie werkzaamheden uitvoeren en dus de BRO-gegevens opleveren, zijn jouw dataleverancier(s). Jij moet deze organisaties opdracht geven om de gegevens na aanmelding bij de BRO voor jou klaar te zetten in het Bronhouderportaal. Hiervoor moet jij per project de desbetreffende leveranciers machtigen in het Bronhouderportaal. Je moet vervolgens de leveringen in het Bronhouderportaal controleren om ze daarna aan de Landelijke Voorziening BRO aan te bieden.

Een brondocument is bestand met gegevens voor de Basisregistratie Ondergrond. Zo’n bestand is altijd een combinatie van ondergrondgegevens met een verzoek. Het verzoek kan bijvoorbeeld zijn om de gegevens te registreren of te wijzigen.

Het bestandsformaat voor de BRO moet altijd een XML-formaat zijn. Om de informatie te kunnen verwerken moet dat bestand bovendien voldoen aan de kwaliteitseisen van de BRO. Die kwaliteitseis wordt aangeduid met IMBRO of IMBRO/A.

Elk verwerkt verzoek aan de Landelijke Voorziening van de Basisregistratie Ondergrond is een transactie, bijvoorbeeld een verzoek om gegevens te registreren, aan te vullen of te wijzigen. Sinds het begin van de BRO zijn er tot juni 2024 al 2,6 miljoen transacties geweest. Alle transacties worden opgeslagen in het transactieregister. Je kunt in het Bronhouderportaal jouw transacties opzoeken bij ‘Bekijken’. Bekijk de uitleg hierover in het BRO’tje over het Bronhouderportaal.

Je kunt in het Bronhouderportaal de transacties van jouw organisatie filteren op transactietype (corrigeren, aanleveren, etc.) of bijvoorbeeld op BRO-ID of verzoekkenmerk (unieke code gegeven door de dataleverancier).

Het transactieoverzicht in het Bronhouderportaal wordt vooral gebruikt door softwaregebruikers omdat je de XML-bestanden kunt downloaden. Lees meer hierover in de API-documentatie. Daarnaast kan het handig zijn om in het transactieoverzicht in het Bronhouderportaal op te zoeken wat met een bepaalde registratie is gebeurd of bijvoorbeeld om te zien hoeveel correcties zijn gedaan. Ook kun je zien of er aanvullingen zijn gedaan aan het grondwaterstandsdossier.

Zorg dat je de gegevens vanaf het moment dat ze beschikbaar zijn (zodra de meetgegevens er zijn), binnen 20 werkdagen aangeleverd zijn bij de BRO. De 20-dagentermijn begint in alle gevallen op het moment dat je de meetgegevens hebt ontvangen. Het is verstandig om niet tot het einde van de 20-dagentermijn te wachten voordat je gegevens aanlevert.

Ja, dat kan zeker. Bronhouders kunnen ook optreden als dataleverancier. Een gemeente kan een andere gemeente in het Bronhouderportaal machtigen voor het aanleveren van gegevens. Op die manier kunnen bronhouders elkaar helpen.

Om gegevens in het juiste formaat te krijgen om aan te leveren bij het Bronhouderportaal, zijn voor programmeurs en softwareontwikkelaars per registratieobject technisch inhoudelijke instructies beschikbaar. Jij kunt het omzetten van de gegevens ook uitbesteden. Daarnaast zijn er inmiddels steeds meer partijen in de markt die al kant-en-klare BRO software leveren of software die is aangepast voor de BRO. Informeer in jouw branche wat er al beschikbaar is.

Als de wettelijke ingangsdatum voor een registratieobject ingaat, dan geldt de verplichting voor nieuwe gegevens. Op die manier zijn de nieuwste gegevens ook gelijk te gebruiken bij vragen in relatie tot de ondergrond. Daarna is er tijd om de oudere gegevens aan te leveren, ofwel de gegevens van voor de wettelijke invoering van het registratieobject.

De gegevens moeten bij het Bronhouderportaal aangeleverd worden in een IMBRO XML bestand. Dit formaat is specifiek voor de BRO en moet voldoen aan bepaalde regels. Om zelf software voor de BRO te ontwikkelen of software aan te passen voor de BRO staan voor programmeurs en softwareontwikkelaars instructies en verdere tips op de site. Of informeer in jouw branche of al software voor de BRO beschikbaar is.

Jij moet jouw gegevens als een valide BRO-verzoek aanleveren in het Bronhouderportaal. In een valide BRO-verzoek is het brondocument in IMBRO of IMBRO/A XML-formaat verwerkt. Technisch gezien moet jouw BRO-verzoek door de Landelijke Voorziening ‘gelezen’ ofwel verwerkt kunnen worden. Wat betreft de inhoud is per registratieobject in een catalogus vastgelegd wat de standaard is. Per registratieobject is een technische instructie beschikbaar waarin wordt uitgelegd wat jij moet doen of informeer in jouw branche of er software beschikbaar is voor de BRO.

Gegevens moeten aangeleverd worden volgens het kwaliteitsregime IMBRO. Bij het aanleveren van gegevens die zijn ontstaan voor de invoering van de BRO gelden mindere strenge regels. Je mag dan gegevens aanleveren volgens het soepelere IMBRO/A kwaliteitsregime in plaats van IMBRO. De BRO voert dan bij historische gegevens een minder strenge controle uit. Bij IMBRO/A mogen bijvoorbeeld bepaalde gegevens ontbreken of als ‘onbekend’ worden geregistreerd. Lees meer hierover in het uitgebreide antwoord.

Per registratieobject is in de catalogus te vinden voor welke gegevens minder strenge regels gelden onder het kwaliteitsregime IMBRO/A. Het is niet de bedoeling om zelf een waarde bedenken of te herleiden; zorg ervoor dat de informatie geregistreerd wordt zoals die beschikbaar is.

Een veelvoorkomende fout is het invullen van een 0-waarde wanneer een waarde niet bekend is. Een andere veelvoorkomende fout is het omzetten van een NEN 5104-beschrijving naar een NEN-EN-ISO14688 beschrijving waarbij niet alle informatie bekend is die verplicht is voor NEN-EN-ISO14688. Het is aan de gebruiker om dergelijke vertalingen te maken.

Wil je bijvoorbeeld archiefgegevens registreren in de BRO (zeer welkom!), dan hebben we wat praktische tips. Bijvoorbeeld wat is groot voor de BRO? Dit is aangegeven voor grondwaterstandgegevens, maar de limieten gelden voor elk registratieobject. Bel ook eerst de BRO Servicedesk om grote leveringen af te stemmen. De BRO Servicedesk kan aangeven of andere partijen op dat moment ook bezig zijn met het overdragen van archiefgegevens naar de BRO en of het verstandig is om te wachten tot die bulkleveringen verwerkt zijn. En als je een test doet in de demo-omgeving, dan graag met een kleine dataset.

Ja, dat maakt uit bij registratieobjecten met een materiele geschiedenis. Lees meer over de volgorde waarin je brondocumenten moet aanbieden.

Ja, en wel op basis van validatieregels die zijn afgesproken met het hele werkveld via de standaardisatieprojecten. Dit betreft de technische validatie: voldoen gegevens aan formats, waardebereiken etc. Deze validatieregels staan per registratieobject beschreven in de catalogus. Alle catalogi zijn te vinden in de BRO Productomgeving.

De inhoudelijke validatie ligt bij de bronhouder zelf. Hij valideert de gegevens die door zijn dataleveranciers aan het Bronhouderportaal zijn geleverd vóórdat die gegevens naar de LV BRO worden gestuurd. Daar moet de bronhouder zelf voorzieningen voor treffen.

Moet je bijvoorbeeld gegevens van een monitoringput of booronderzoek aanleveren? Er zijn verschillende mogelijkheden. Jouw organisatie kan zelf software ontwikkelen of bestaande software aanpassen, zodat je de gegevens in IMBRO of IMBRO/A XML kunt omzetten en aanleveren bij het Bronhouderportaal. Of je koopt software die daarvoor geschikt is. Een derde mogelijkheid is om jouw dataleverancier of uitvoerder te vragen om de gegevens voor jou aan te leveren bij het Bronhouderportaal. Jij kunt dat contractueel vastleggen en in het Bronhouderportaal de dataleverancier machtigen. De dataleverancier kan op zijn beurt de machtiging weer delegeren aan een uitvoerder als dit gewenst is.

Wat niet iedereen weet is dat de BRO bij historische gegevens een minder strenge controle uitvoert. Je levert de gegevens dan aan volgens het IMBRO/A kwaliteitsregiem in plaats van IMBRO. Bij IMBRO/A mogen bijvoorbeeld bepaalde gegevens ontbreken of als ‘onbekend’ geregistreerd worden. Per registratieobject is in de catalogus te vinden voor welke gegevens minder strenge regels gelden onder het IMBRO/A kwaliteitsregiem.

Het is niet de bedoeling om zelf een waarde bedenken of te herleiden; zorg ervoor dat de informatie geregistreerd wordt zoals die beschikbaar is. Een veelvoorkomende fout is het invullen van een 0-waarde wanneer een waarde niet bekend is, of het omzetten van een NEN 5104-beschrijving naar een NEN-EN-ISO14688 beschrijving waarbij niet alle informatie bekend is die verplicht is voor NEN-EN-ISO14688. Het is aan de gebruiker om dergelijke vertalingen te maken.

Allereerst is het afhankelijk van de situatie wat je moet doen. Zijn de gegevens aangeleverd in het Bronhouderportaal, maar zijn ze nog niet doorgeleverd? Dan kan de bronhouder de levering afkeuren. Staan de gegevens wel al in de BRO? Dan moeten de gegevens in de BRO gecorrigeerd worden. De uitleg bij Foute levering helpt je in die situaties op weg. Ook wordt daar uitgelegd hoe je een correctieverzoek kunt doen.

Je moet allereerst aangemeld zijn bij de BRO. De bronhouder kan vervolgens jouw organisatie machtigen in het Bronhouderportaal. Om in te loggen in het Bronhouderportaal heb je dan eHerkenning2+  nodig. Lees meer over hoe het Bronhouderportaal werkt en lees de informatie voor gegevensleveranciers.

NB Worden je gegevens automatisch aan de BRO doorgeleverd via het LGR (gegevens Grondwatergebruik) of via een BIS-systeem (gegevens Milieukwaliteit)? Dan is het niet nodig om je als gegevensleverancier te registreren bij de BRO. De bronhouder moet zich wel altijd registreren bij de BRO.

Ben jij gegevensleverancier of bronhouder? Jij kunt jouw organisatie heel gemakkelijk aanmelden bij de BRO waarna je met eHerkenning 2+ kunt inloggen bij het Bronhouderportaal. Een gegevensleverancier kan niet aan de slag in het Bronhouderportaal als de bronhouder nog niet een project voor de leverancier in het Bronhouderportaal heeft aangemaakt. In de handleiding van het Bronhouderportaal staat uitgelegd hoe de bronhouder een project kan aanmaken.

NB Ben je gegevensleverancier en maak je geen gebruik van het Bronhouderportaal, omdat je de gegevens aanlevert bij het LGR (gegevens Grondwatergebruik) of BIS-systeem (gegevens Milieukwaliteit)? Dan is het niet nodig om je organisatie te registreren.

Jazeker, dit kan in de demo-omgeving van het Bronhouderportaal. Zodra jouw organisatie is aangemeld bij de BRO, kun jij bij de Servicedesk een demo-account voor het Bronhouderportaal aanvragen. In de demo-omgeving kun jij alles testen zonder dat gegevens definitief worden opgeslagen in de Landelijke Voorziening BRO. Je herkent de demo-omgeving aan de groene kleur; op de ‘echte’ omgeving is deze kleur blauw.

We hebben daarbij een extra tip als je grondwaterstandonderzoek wilt testen. Je dient dan eerst de grondwatermonitoringputten aan te leveren in de demo omgeving, die dan een eigen BRO-ID in de demo-omgeving krijgen. Daarna kun je verder met het testen van de grondwaterstanden.

Bij correcties gaat het om het corrigeren van een geregistreerd gegeven, omdat er een fout is gemaakt. Bij ‘aanvullingen’ worden nieuwe gegevens toegevoegd aan een in de LV-BRO geregistreerde object. Dat is van toepassing op registratieobjecten die een zogenaamde ‘levensloop’ en dus een materiële geschiedenis hebben.

Meer uitleg vind je in de Handreiking BRO-gegevens aanleveren (paragraaf 3.4.1 over Materiële geschiedenis)

Heb je een levering klaargezet in het Bronhouderportaal en is er onderhoud aan het BRO-systeem, dan blijven je gegevens bewaard. Het Bronhouderportaal heeft een wachtrij-functionaliteit waardoor ook bij verstoringen gegevens worden vastgehouden en later worden (door)geleverd naar de Landelijke Voorziening BRO.

De Servicedesk staat voor alle BRO-gebruikers klaar om vragen te beantwoorden en problemen op te lossen. Is het complexer, dan kijken we of een van onze experts jou verder kan helpen. Wacht niet te lang en zorg dat je bij problemen tijdig aan de bel trekt bij de Servicedesk (088- 8664 999). Soms kan een telefoontje al genoeg zijn om weer verder te kunnen.

Samen maken we de BRO, dus jouw feedback is zeer welkom. Als je bijvoorbeeld twijfelt aan de juistheid van gegevens kunt je een terugmelding doen. Wil je reageren op het gebruik van BROloket, dan kun je via de Feedback-knop direct jouw reactie geven. Heb je een wens of een wijzigingsverzoek, dan lees je hier hoe dat werkt en welke stappen dan worden doorlopen.

Wil je structureel meedenken? Dan zijn er de Ketendagen en de Klankbordgroep. Verder is er natuurlijk de Servicedesk voor al jouw vragen of reacties.