Veelgestelde vragen: gebruiks- en terugmeldplicht

Voor bestuursorganen geldt de gebruiksplicht: men moet bij het voorbereiden of uitvoeren van werkzaamheden de BRO raadplegen en de relevante gegevens overnemen (behalve bij verkenningen) en de relevante modellen gebruiken.

Op de site lees je meer over wat verplicht gebruik van de BRO betekent in de praktijk. Ook vind je er praktische tips, zodat ook aannemers en onderaannemers via de opdracht aan de gebruiksplicht van de BRO voldoen.

Een bestuursorgaan kan namelijk een private organisatie een verplicht gebruik opleggen, als die private partij in opdracht van het bestuursorgaan werkzaamheden verricht. Doel van de BRO is immers dat geen dubbel onderzoek met dubbele kosten gedaan hoeft te worden. De opdrachtgever moet dat in zijn opdracht aan de opdrachtnemer regelen.

Vervolgens leidt gebruik van de BRO tot de conclusie dat de informatie wel of niet bruikbaar is. Ga je nieuwe gegevens inwinnen? Dan moeten die verplicht aangeleverd worden bij de BRO. En is er twijfel over de juistheid van BRO-gegevens? Dan moet je verplicht een terugmelding doen.

Omdat er veel vragen leven bij overheden en leveranciers hebben we meer informatie over de gebruiksplicht in de praktijk op een rij gezet. Ook hebben we tips en een contractvoorbeeld waarmee je zorgt dat aannemers en onderaannemers via de opdracht (het bestek) voldoen aan de gebruiksplicht van de BRO.

Ja, de terugmeldplicht verplicht bestuursorganen bij ‘gerede twijfel aan de juistheid van een authentiek gegeven’ hier melding van te maken, zodat het gegeven op juistheid kan worden onderzocht. Dit onderzoek zal in eerste instantie door de LV (TNO) worden uitgevoerd door het gemelde gegeven met het brondocument te vergelijken.

Als deze vergelijking geen uitsluitsel geeft, zal de bronhouder om nader onderzoek worden gevraagd. Of meerdere bronhouders als de beschikbare gegevens elkaar tegenspreken. In de meeste gevallen zal dit betekenen dat de bronhouder zijn opdrachtnemer hiervoor zal aanspreken. Meer informatie hierover vind je bij Terugmelding en bij de uitleg wat er gebeurt als een registratieobject in onderzoek wordt genomen.

Je kunt de registratieobjecten die van jou als bronhouder in onderzoek staan bekijken in het Bronhouderportaal. Alle onderzoeken zijn te vinden in het tabblad Onderzoeken dat te vinden is bij Bekijken.

Zie je dat van jouw organisatie een registratieobject in onderzoek staat, dan betekent dit dat er een terugmelding openstaat. Bel in dit geval de BRO Servicedesk. Wij kunnen dan even met je meekijken wat de terugmelding inhoudt. Daarmee voorkom je dat het te lang blijft liggen.

En zie je zelf iets wat niet klopt in de BRO? Dan horen we dat natuurlijk ook graag. Doe dan een terugmelding.

Sinds kort krijg je automatisch bericht vanuit het Bronhouderportaal als er een Terugmelding is gedaan. Het gaat dan over een registratieobject dat door jouw organisatie is aangeleverd. Of het gaat om een Terugmelding die al langere tijd open staat. Het is belangrijk om gelijk actie te ondernemen. In de mail wordt uitgelegd wat de bedoeling is. Kom je er niet uit, neem dan contact op met de BRO Servicedesk. Dan helpen wij je verder. Op die manier verbeteren we samen de kwaliteit van de BRO.

Als iemand twijfelt aan de juistheid van gegevens in de BRO, dan kan een terugmelding gedaan worden. Na toetsing stuurt TNO de terugmelding via een e-mailbericht naar de hoofdcontactpersoon van de bronhouder. De bronhouder moet de terugmelding dan onderzoeken (wettelijke termijn is 16 weken). Weet je niet wie bij jouw organisatie geregistreerd staat als hoofdcontactpersoon van de BRO of wil je het aanpassen? Bel of mail de Servicedesk.

Allereerst toetst TNO de terugmelding. Daarna wordt de bronhouder op de hoogte gesteld. Als nader onderzoek van de bronhouder nodig is, dan wordt de bronhouder gevraagd om binnen 14 weken het resultaat van dat onderzoek terug te koppelen aan de BRO Servicedesk. Dit is ook te lezen in de wet bro, artikel 33, lid 3. In de meeste gevallen zal de bronhouder zijn opdrachtnemer bij het onderzoek betrekken om de terugmelding af te handelen. Het registratieobject staat dan in onderzoek.

De Wet Bro zegt niets over de termijn waarbinnen nog terugmeldingen moeten worden behandeld (onderzocht). Die termijn is dus niet begrensd. Dat wil niet zeggen dat er een eeuwigdurende behandelplicht is. De normale rechtspraktijk gaat uit van redelijkheid en billijkheid: als een bestuursorgaan, dat een terugmelding ontvangt, om goede redenen kan aangeven dat onderzoek geen reële optie meer is, dan is dat mogelijk. Als daar discussie over ontstaat zal het bestuursorgaan moeten kunnen aantonen dat het niet-in-behandeling-nemen goed is onderbouwd. Hier is nog geen jurisprudentie over.
De terugmeldplicht en de plicht tot onderzoek gelden uitsluitend voor bestuursorganen. Als een bestuursorgaan die taken bij een aannemer wil beleggen, moet dat in (privaatrechtelijke) contracten of bestekken worden geregeld. Het bestuursorgaan kan in zo’n contract opnemen dat een aannemer verantwoordelijk is voor het onderzoeken van terugmeldingen op de door hem te leveren gegevens. Het ministerie heeft geen richtlijnen voor wat die termijn zou moeten zijn. De termijn kan door het bestuursorgaan naar eigen inzicht worden bepaald. Hoewel ook hier naar redelijkheid kan worden bepaald of de aannemer een terugmelding al dan niet nader moet onderzoeken.

Nee, dat is niet het geval.

In het Bronhouderportaal kun je je eigen BRO-registratieobjecten bekijken. Je kunt op verschillende gegevens filteren, waaronder In onderzoek. Staat er ‘Ja’, dan betekent het dat er een terugmelding openstaat op dat registratieobject. Staat er een registratieobject in onderzoek en weet je niet waarom? Neem dan contact op met de BRO Servicedesk.

Alle onderzoeken zijn te vinden in het Bronhouderportaal in het tabblad Onderzoeken dat te vinden is bij Bekijken.

Deze bekijk-functionaliteit is ook te gebruiken via de API van het Bronhouderportaal. De technische instructie daarvoor vind je hier: Bronhouderportaal BRO API.