Wat je moet weten over terugmeldingen

Terugmeldingen zorgen ervoor dat de kwaliteit van de BRO verbetert. Goed onderbouwde twijfels over de juistheid of (het ontbreken van) gegevens of modellen van de BRO moeten gemeld worden. In BRO-termen: je doet dan een terugmelding. Dit kan iedereen doen, dus ook niet-experts die gegevens via het BROloket raadplegen.

Dit gebeurt met het formulier en kan ook via de kaart bij het BROloket gemeld worden. TNO toetst die melding en neemt zo nodig contact op met de bronhouder. Het registratieobject is dan tijdelijk niet beschikbaar; het staat ‘in onderzoek’. Ook in de uitgiftekanalen, zoals BROloket, is dit in rood zichtbaar bij het betreffende registratieobject.

Bronhouder is verantwoordelijk

Wanneer TNO niet verantwoordelijk is voor de onjuistheid of het ontbreken van gegevens,  krijgt de bronhouder een bericht van TNO, de beheerder van de BRO, via het Bronhouderportaal. TNO stuurt dan de terugmelding door naar de bronhouder. Je kunt hiervoor in het Bronhouderportaal notificaties aanzetten, zodat je een melding per mail krijgt. Deze notificatie gaat naar iedereen die in het Bronhouderportaal de rol van coördinator van de betreffende bronhouder heeft. Let op: sommige bronhouders hebben deze rol niet ingericht in het Bronhouderportaal. Dat is dus wel aan te raden.

Vanaf het moment dat de bronhouder de terugmelding ontvangt, heeft de bronhouder 14 weken de tijd om de terugmelding op te lossen. Dit is de maximum wettelijke termijn die is afgesproken. De bronhouder moet zorgen dat de terugmelding wordt onderzocht, het probleem (indien van toepassing) wordt opgelost en dat TNO daarvan op de hoogte wordt gesteld.

Wat wordt concreet verwacht van de bronhouder?

De bronhouder onderzoekt wat er aan de hand is. Niet iedere bronhouder is inhoudelijk expert, dus vraag in dat geval hulp aan een collega of de leverancier van de gegevens (of vraagt een andere marktpartij om te helpen). Machtig daarvoor de dataleverancier in het Bronhouderportaal om de terugmelding te bekijken en eventueel te repareren. De makkelijkste manier is om in het originele project de machtiging te heropenen.

Er zijn 4 acties mogelijk:

1. Er zit inderdaad een fout in het registratieobject. De bronhouder corrigeert (via een correctiebericht in het Bronhouderportaal) of vraagt de dataleverancier om dat te doen. Voorkom een dubbele registratie, dus voorkom een nieuwe registratie van het registratieobject in de BRO, want dat is niet toegestaan. En meteen ook de technische tip: zorg dat je bij ‘correctionReason’ kiest voor ‘inOnderzoek’.
2. Als de terugmelding berust op een misverstand of foute aanname, dan onderbouwt de bronhouder na onderzoek dat het registratieobject wel correct is.
3. Als blijkt dat de terugmelding niet opgelost kan worden met een correctie, bijvoorbeeld bij een dubbele registratie of als – in het uiterste geval  – de juiste gegevens niet meer te achterhalen zijn, dan doet de bronhouder aan TNO een onderbouwd voorstel om het registratieobject uit registratie te laten nemen. In dit geval is het object niet meer zichtbaar voor afnemers. Dit gaat niet via een correctieverzoek, maar via contact met de BRO-Servicedesk.
4. Als de terugmelding berust op een misverstand of foute aanname, dan moet de bronhouder na onderzoek bij TNO aangeven dat het registratieobject wel correct is.

Is het gelukt? Dan kan de bronhouder aan de beheerder van de BRO (TNO) via het Bronhouderportaal laten weten dat de terugmelding is opgelost. TNO zorgt vervolgens dat het registratieobject niet langer in onderzoek staat en voor iedereen weer beschikbaar is.

Wat moet je afspreken?

Om het proces van het afhandelen van de terugmeldingen goed te laten verlopen, is het belangrijk om af te spreken wie in de organisatie de verantwoordelijkheid neemt voor het afhandelen van de Terugmelding en wie de terugkoppeling van het resultaat doet naar TNO.

Dat kan de BRO-coördinator zijn, maar hoeft niet. Natuurlijk hoef je als BRO-coördinator niet alles zelf te doen. Maar spreek wel duidelijk af die wat doet en zorg dat de terugmelding zo spoedig mogelijk wordt opgelost, zodat degene met de rol van coördinator in het Bronhouderportaal dat kan terugkoppelen aan TNO binnen 14 weken nadat de bronhouder de terugmelding heeft ontvangen.

Ben je als bronhouder aansprakelijk?

Tot op heden is nog niemand aansprakelijk gesteld voor gevolgen van het gebruik van onjuiste of ontbrekende gegevens. Er is dus nog geen jurisprudentie over BRO-gerelateerde situaties. In vergelijkbare jurisprudentie is te lezen dat de rechter altijd de verschillende omstandigheden zorgvuldig afweegt. Het onderzoek van Croon en Partners gaat hier verder op in.

In de regel spelen kwesties als de zorgplicht en zorgvuldigheid hierbij een rol. Een algemene regel in dit soort zaken is dat, als iemand aan alle redelijk te verwachten zorgvuldigheidseisen heeft voldaan, de aansprakelijkheid beperkt zal zijn. De oorzaak van de fout speelt uiteraard een rol, maar belangrijker nog is of de fout verwijtbaar is aan de dataleverancier of de bronhouder, dus of processen en contracten voldoende adequaat zijn ingericht.

Kom je er niet uit of heb je vragen? Neem dan contact op met de BRO-Servicedesk.

Blijf op de hoogte

Kijk voor actuele informatie op de vaste pagina voor terugmeldingen.