Acties voor bronhouders bij terugmeldingen

Wanneer TNO niet verantwoordelijk is voor de onjuistheid of het ontbreken van gegevens,  krijgt de bronhouder een bericht van TNO, de beheerder van de BRO, via het Bronhouderportaal. TNO stuurt dan de terugmelding door naar de bronhouder. Je kunt hiervoor in het Bronhouderportaal notificaties aanzetten, zodat je een melding per mail krijgt. Deze notificatie gaat naar iedereen die in het Bronhouderportaal de rol van coördinator van de betreffende bronhouder heeft. Let op: sommige bronhouders hebben deze rol niet ingericht in het Bronhouderportaal. Dat is dus wel aan te raden.

Vanaf het moment dat de bronhouder de terugmelding ontvangt, heeft de bronhouder 14 weken de tijd om de terugmelding op te lossen. Dit is de maximum wettelijke termijn die is afgesproken. De bronhouder moet zorgen dat de terugmelding wordt onderzocht, het probleem (indien van toepassing) wordt opgelost en dat TNO daarvan op de hoogte wordt gesteld.

Wat wordt concreet verwacht van bronhouder?

De bronhouder onderzoekt wat er aan de hand is. Niet iedere bronhouder is inhoudelijk expert, dus vraag in dat geval hulp aan een collega of de leverancier van de gegevens . Machtig daarvoor de dataleverancier in het Bronhouderportaal om de terugmelding te bekijken en eventueel te repareren. De makkelijkste manier is om in het originele project de machtiging te heropenen.

Acties

Er zijn vier acties mogelijk om een terugmelding af te handelen.

1. Er zit inderdaad een fout in het registratieobject. De bronhouder corrigeert (via een correctiebericht in het Bronhouderportaal) of vraagt de dataleverancier om dat te doen. Voorkom een, dus voorkom een nieuwe registratie van het registratieobject in de BRO, want dat is niet toegestaan. En meteen ook de technische tip: zorg dat je bij ‘correctionReason’ kiest voor ‘InOnderzoek'.
2. Als de terugmelding berust op een misverstand of foute aanname, dan onderbouwt de bronhouder na onderzoek dat het registratieobject wel correct is.
3. Als blijkt dat de terugmelding niet opgelost kan worden met een correctie, bijvoorbeeld bij een dubbele registratie of als – in het uiterste geval - de juiste gegevens niet meer te achterhalen zijn, dan doet de bronhouder aan TNO een onderbouwd voorstel om het registratieobject uit registratie te laten nemen. In dit geval is het object niet meer zichtbaar voor afnemers.
   Dit gaat niet via een correctieverzoek, maar via contact met de BRO-Servicedesk.
4. Als de terugmelding berust op een misverstand of foute aanname, dan moet de bronhouder na onderzoek bij TNO aangeven dat het registratieobject wel correct is.

Je handelt de terugmelding af binnen veertien weken na ontvangst van de melding.

1. Een correctie doen voor een registratieobject.

Als een deel van de informatie van een object fout is aangeleverd dan is het de bedoeling dat je dat corrigeert. Het is niet de bedoeling om een nieuw registratieobject in de BRO te registreren.

De gegevens kunnen via een ‘correctieverzoek’ aangepast worden. Een correctieverzoek wordt als IMBRO of IMBRO/A XML via het Bronhouderportaal aangeleverd. De bronhouder beoordeelt de correctie in het Bronhouderportaal en levert vervolgens de correctie aan de Landelijke Voorziening.

Voor het corrigeren van gegevens is software nodig waarmee een IMBRO of IMBRO/A XMLbestand gegenereerd kan worden. Als je hier zelf niet over beschikt, neem dan contact op met de dataleverancier of een partij die hier wel over beschikt. Ben je softwareontwikkelaar? Kijk dan voor het maken van een correctieverzoek bij de aanleverinstructie van het registratieobject.

Een dag na het doorgeven van de correctie zijn de wijzigingen zichtbaar in het BROloket en PDOK. Via de SOAP webservices en REST uitgifteservices zijn de gecorrigeerde gegevens direct beschikbaar.

Na het corrigeren van de gegevens koppel je terug via het Bronhouderportaal. De registratiebeheerder van de BRO beoordeelt of het onderzoek gesloten kan worden.

2. Aangeven dat het registratieobject correct is en dat de melding berust op een misverstand of foute aanname.

Het is ook mogelijk dat de indiener van de terugmelding de gegevens onjuist heeft geïnterpreteerd. Of er kan sprake zijn van een verkeerde aanname. Als dit de uitkomst is van het onderzoek, dan koppel je onderbouwd terug via het Bronhouderportaal. De registratiebeheerder van de BRO beoordeelt of het onderzoek gesloten kan worden.

3. Een voorstel doen om een registratieobject uit de registratie te nemen.

Als corrigeren niet mogelijk is, bijvoorbeeld als registratieobjecten dubbel zijn geregistreerd, of als de juiste gegevens niet meer te achterhalen zijn, dan dien je een verzoek in om het registratieobject uit de registratie te nemen.

Het verzoek voor het uit registratie nemen van een registratieobject doe je via het Bronhouderportaal. Het is niet mogelijk om dit via een correctieverzoek te doen, want daarmee is het alleen mogelijk om gegevens van een registratie te wijzigen.

De registratiebeheerder van de BRO beoordeelt of het verzoek terecht is en of het onderzoek gesloten kan worden. De registratiebeheerder kan het verzoek ook afwijzen: het uit registratie nemen gebeurt alleen bij hoge uitzondering, omdat mogelijk waardevolle gegevens daardoor niet meer toegankelijk zijn.

Tip: om te voorkomen dat een gegeven uit een registratie wordt gehaald, vul je in het veld ‘object-ID bronhouder’ een gegeven in waardoor het project en het object is terug te vinden in jouw organisatie. Het object-ID bronhouder wordt alleen uitgeleverd aan de bronhouder en de dataleverancier.

Als de bronhouder (de vakafdeling) de gegevens zelf niet heeft gegenereerd, maar deze heeft ontvangen van een dataleverancier, dan spreekt de bronhouder de dataleverancier aan op het afhandelen van de terugmelding. Dit kan de bronhouder vastleggen in een opdracht (projectcontract; inkoopvoorwaarden). De bronhouder kan de dataleverancier ook civielrechtelijk aanspreken op het juist vervullen van deze opdracht.

Ook na het uit registratie nemen van het registratieobject blijft het registratieobject in de BRO staan. Het registratieobject wordt alleen aangemerkt als 'uit registratie' en de informatie over het object wordt niet meer uitgeleverd.

Afgerond

Is het gelukt? Dan kan de bronhouder de resultaten van zijn onderzoek aan TNO via het Bronhouderportaal laten weten dat de terugmelding is opgelost. Het onderzoek is dan als beëindigd aangemerkt in het Bronhouderportaal. TNO beslist vervolgens over de terugmelding en haalt het registratieobject uit onderzoek. Dan kunnen afnemers weer vertrouwen op dit gegeven in de BRO. TNO kan het verzoek ook afwijzen: het uit registratie nemen gebeurt alleen bij hoge uitzondering, omdat mogelijk waardevolle gegevens daardoor niet meer toegankelijk zijn.

Ben je als bronhouder aansprakelijk?

Tot op heden is nog niemand aansprakelijk gesteld voor gevolgen van het gebruik van onjuiste of ontbrekende gegevens. Er is dus nog geen jurisprudentie over BRO-gerelateerde situaties. In vergelijkbare jurisprudentie is te lezen dat de rechter altijd de verschillende omstandigheden zorgvuldig afweegt. Het onderzoek van Croon en Partners gaat hier verder op in.

In de regel spelen kwesties als de zorgplicht en zorgvuldigheid hierbij een rol. Een algemene regel in dit soort zaken is dat, als iemand aan alle redelijk te verwachten zorgvuldigheidseisen heeft voldaan, de aansprakelijkheid beperkt zal zijn. De oorzaak van de fout speelt uiteraard een rol, maar belangrijker nog is of de fout verwijtbaar is aan de dataleverancier of de bronhouder, dus of processen en contracten voldoende adequaat zijn ingericht.

Kom je er niet uit of heb je vragen? Neem dan contact op met de BRO-Servicedesk.