Acties voor bronhouders bij terugmeldingen

Wat moet je als bronhouder doen als je een terugmelding krijgt op een of meer van je registratieobjecten? Dan zijn er drie acties mogelijk om deze terugmelding af te handelen.

1. Er zit inderdaad een fout in het registratieobject. Je corrigeert de fout.
2. De terugmelding berust op een misverstand of foute aanname. Je geeft na onderzoek aan dat het registratieobject wel correct is.
3. De terugmelding kan niet opgelost worden met een correctie, bijvoorbeeld bij een dubbele registratie. Je stelt voor om dit registratieobject uit de registratie te nemen.

Je handelt de terugmelding af binnen veertien weken na ontvangst van de melding.

1. Een correctie doen voor een registratieobject.

Als een deel van de informatie van een object fout is aangeleverd dan is het de bedoeling dat je dat corrigeert. Het is niet de bedoeling om een nieuw registratieobject in de BRO te registreren.

De gegevens kunnen via een ‘correctieverzoek’ aangepast worden. Een correctieverzoek wordt als IMBRO of IMBRO/A XML via het Bronhouderportaal aangeleverd. De bronhouder beoordeelt de correctie in het Bronhouderportaal en levert vervolgens de correctie aan de Landelijke Voorziening.

Voor het corrigeren van gegevens is software nodig waarmee een IMBRO of IMBRO/A XMLbestand gegenereerd kan worden. Als je hier zelf niet over beschikt, neem dan contact op met de dataleverancier of een partij die hier wel over beschikt. Ben je softwareontwikkelaar? Kijk dan voor het maken van een correctieverzoek bij de aanleverinstructie van het registratieobject.

Een dag na het doorgeven van de correctie zijn de wijzigingen zichtbaar in het BROloket en PDOK. Via de SOAP webservices en REST uitgifteservices zijn de gecorrigeerde gegevens direct beschikbaar.

Na het corrigeren van de gegevens koppel je terug via het Bronhouderportaal. De registratiebeheerder van de BRO beoordeelt of het onderzoek gesloten kan worden.

2. Aangeven dat het registratieobject correct is en dat de melding berust op een misverstand of foute aanname.

Het is ook mogelijk dat de indiener van de terugmelding de gegevens onjuist heeft geïnterpreteerd. Of er kan sprake zijn van een verkeerde aanname. Als dit de uitkomst is van het onderzoek, dan koppel je onderbouwd terug via het Bronhouderportaal. De registratiebeheerder van de BRO beoordeelt of het onderzoek gesloten kan worden.

3. Een voorstel doen om een registratieobject uit de registratie te nemen.

Als corrigeren niet mogelijk is, bijvoorbeeld als registratieobjecten dubbel zijn geregistreerd, of als de juiste gegevens niet meer te achterhalen zijn, dan dien je een verzoek in om het registratieobject uit de registratie te nemen.

Het verzoek voor het uit registratie nemen van een registratieobject doe je via het Bronhouderportaal. Het is niet mogelijk om dit via een correctieverzoek te doen, want daarmee is het alleen mogelijk om gegevens van een registratie te wijzigen.

De registratiebeheerder van de BRO beoordeelt of het verzoek terecht is en of het onderzoek gesloten kan worden. De registratiebeheerder kan het verzoek ook afwijzen: het uit registratie nemen gebeurt alleen bij hoge uitzondering, omdat mogelijk waardevolle gegevens daardoor niet meer toegankelijk zijn.

Tip: om te voorkomen dat een gegeven uit een registratie wordt gehaald, vul je in het veld ‘object-ID bronhouder’ een gegeven in waardoor het project en het object is terug te vinden in jouw organisatie. Het object-ID bronhouder wordt alleen uitgeleverd aan de bronhouder en de dataleverancier.

Als de bronhouder (de vakafdeling) de gegevens zelf niet heeft gegenereerd, maar deze heeft ontvangen van een dataleverancier, dan spreekt de bronhouder de dataleverancier aan op het afhandelen van de terugmelding. Dit kan de bronhouder vastleggen in een opdracht (projectcontract; inkoopvoorwaarden). De bronhouder kan de dataleverancier ook civielrechtelijk aanspreken op het juist vervullen van deze opdracht.

Ook na het uit registratie nemen van het registratieobject blijft het registratieobject in de BRO staan. Het registratieobject wordt alleen aangemerkt als 'uit registratie' en de informatie over het object wordt niet meer uitgeleverd.

Afgerond

Zodra de bronhouder en de registratiebeheerder van de BRO de terugmelding hebben afgehandeld, staat het registratieobject niet langer in onderzoek. Het onderzoek is dan als beëindigd aangemerkt in het Bronhouderportaal.