HLT Samen: een goede start is het halve werk

Wendy Brethouwer werkt voor HLT Samen, een werkorganisatie waarin de ambtenaren van de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen samenwerken. Hoe komt het nou dat de gemeenten zo laat aansloten? Brethouwer: “De werkorganisatie is in 2017 opgezet. In 2018 kwam de Wet Bro en stond HLT Samen nog in de kinderschoenen. Alle processen moesten nog op orde gebracht worden en beschreven.  Om aan te sluiten op de BRO was een BRO-coördinator nodig. Daar was in de nieuwe organisaties nog geen rekening mee gehouden. Omdat het om nieuwe wetgeving ging, is er nieuwe formatie gevraagd bij de drie gemeenten. Het maken van dit voorstel en doorlopen van het besluitvormingsproces via de werkorganisatie en 3 colleges en gemeenteraden, kostte uiteraard ook tijd. Daar kwam nog bij dat ik al in dienst was bij HLT en niet van de een op de andere dag van functie kon veranderen. Er was tijd nodig om een gelijkwaardige, ervaren servicedeskmedewerker te werven. Daarom kon ik pas op 1 maart overstappen naar mijn nieuwe functie.”

Vliegende start

Meteen in haar eerste week lukt het Brethouwer om op de BRO aan te sluiten. “In de eerste werkweek in mijn nieuwe functie heb ik eHerkenning aangevraagd en vervolgens met eHerkenning de aanmelding gedaan om aan te sluiten op de BRO. Dat ging nog niet zo makkelijk vanwege de drie gekoppelde gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen. Het BRO Implementatieteam heeft me toen goed op weg geholpen. Mijn collega Natalie van der Meij, dataregisseur en coördinator van ons taakveld Data, was eerder het aanspreekpunt. Gegevens die zij had verzameld heeft zij in dezelfde week overgedragen.”

Aan de slag met putten

Brethouwer stortte zich vervolgens op het uitzoeken van de puttenadministratie. Daarbij benutte ze ongeveer alle beschikbare kanalen:

• DINO conversies TNO
• aanleveren met BROLab
• aanleveringen door leveranciers
• GEF Conversie BRO Implementatieteam
• eigen aanleveringen

“Er lagen al lijsten van DINO met grondwatermonitoringsputten, een lijst met actieve putten van Hillegom en een lijst met niet-actieve putten van Teylingen. Met behulp van TNO hebben we uitgezocht of de data compleet waren en aangevuld waar nodig. Dit zijn nog lang niet alle putten die we in Hillegom, Lisse en Teylingen hebben. Ik heb invullijsten ontvangen van het BROlab. Deze ben ik aan het invullen met data die Wareco Ingenieurs beschikbaar hebben in hun portaal. Voor Lisse zijn de data van deze peilbuizen nu geleverd. Het is wel belangrijk dat de leverancier de juiste data voor handen heeft. En leveranciers zoals Wareco kunnen ook zelf de data leveren aan de BRO. Je kan namelijk leveranciers machtigen voor een project in het BRO-portaal.”

HLT Samen doet de leveringen van de putten zelf via het BROlab. Wendy: “De BRO servicedesk en het BROlab helpen ons hierbij. Hiervoor ontvang je een duidelijke beschrijving hoe je dat kan doen. In de tussentijd heb ik op verschillende registratieobjecten gezocht in onze digitale archieven. Ik zoek dan uit welke registratieobjecten het betreft, wie de projectverantwoordelijke is of was en welke leverancier de data heeft. Het plan is om samen met projectverantwoordelijken de data op te vragen bij leveranciers. Omdat het historische data zijn, heeft deze actie bij ons niet de eerste prioriteit.”

Borging

Brethouwer ging op zoek in haar netwerk naar voorbeelden. “Ik heb standaardteksten opgezocht die in de contracten kunnen worden opgenomen. Ik heb een aantal collega’s van andere gemeenten gesproken en ik heb overleg gehad met de teammanagers van domein Buitenruimte. Nu staan we op het punt om daadwerkelijk de theorie in de praktijk te brengen. We hebben ook met de teammanagers van team Beheer en team Beleid en Inrichting gesproken. We willen ook graag de data in de BRO hebben die projectontwikkelaars inwinnen in een project waarbij de gemeente een anterieure overeenkomst heeft met die ontwikkelaar. We gaan dit binnen HLT borgen.”

Collega’s meenemen is belangrijk

Wendy is geen groentje in het veld en al haar ervaring komt nu goed van pas. “Mijn expertise bestaat voor een heel groot deel uit werkervaring, learning-on-the-job. Ik heb bij bouwbedrijven gewerkt, onder andere als bouwkundig tekenaar en chef timmerwerkplaats. Daarna ben ik overgestapt naar de gemeente en heb vervolgens gewerkt als Bouwkundig toezichthouder/handhaver, Vergunningverlener WABO en servicedeskmedewerker ICT. Ik weet wat er nodig is in het veld en hoe ik om moet gaan met collega’s en leveranciers. Ik zorg ervoor dat mijn collega’s van Data op de hoogte blijven van de ontwikkelingen van de BRO. Dat zijn twee collega’s die mij moeten kunnen vervangen bijvoorbeeld tijdens vakantie. Ik praat ze regelmatig online bij. Afgelopen week heb ik de BRO-presentatie aan ze gegeven. Op zich rolt de bal, om het zo maar uit te drukken. Het terrein waarop die bal rolt is wel vol hobbels en bobbels en soms zelfs heuvels. Dus de ene keer rolt de bal wat makkelijker dan de andere keer. Maar ik ben gewend me ergens in vast te bijten.”

Doorpakken

Inmiddels zitten er 30 grondwatermonitoringsputten van Hillegom en 38 van Lisse in de BRO. Brethouwer wil blijven doorpakken: “Ik hoop binnenkort verder te kunnen met de peilbuizen. En een eerste stap te kunnen zetten met het leveren van sonderinggegevens. Ik kan helaas niet beloven dat ik binnenkort al met gegevens uit Tranche 2 aan de slag ga. Als de stap is gezet dat een van de projectleiders van HLT een nieuw project start en daarbij meteen de BRO-eisen meeneemt, dan gaat de eerste levering uit een nieuw project er komen. En dan is het nog maar de vraag of hier gegevens van Tranche 2 inzitten.”

Tips

Wendy heeft nog een paar tips voor andere BRO-coördinatoren:

1. Blijf uitzoeken, onderzoeken, informeren, informatie ophalen, netwerken. Doe je dat niet, dan staat het proces stil.
2. Doe alleen dat wat nodig is/wat moet. We hebben snel de neiging om iets mooi te maken bijvoorbeeld het uitschrijven van een proces. Bedenk dat het werkbaar moet zijn.
3. Ga in de schoenen staan van jouw collega die een contract moet opstellen of aangeleverde gegevens technisch inhoudelijk moet controleren. Vraag jezelf af: Hoe kunnen wij dat zo eenvoudig mogelijk voor ze maken?
4. Zorg dat nieuwe projecten die starten meteen BRO-proof zijn. Zo bouw je minder historische gegevens op. Achteraf leveren kost altijd meer tijd, geld en energie.