Gemeente De Ronde Venen: BRO binnen twee weken

^{V.l.n.r.: Johan Verleun, Kees Posdijk, Marcel Brugman}

Gemeente De Ronde Venen ligt midden in het Groene Hart en beslaat een uitgestrekt gebied met dorpen en dorpjes, en vooral ook veel weilanden en natuur. Het is met gemiddeld tussen -1 en -7 m beneden N.A.P. een van de diepste polders van Nederland. Een groot deel van de grond bestaat uit veen, dat daalt, maar ook zuur is. Dat werkt in op kabels en leidingen. Daarom ligt er een plan om grote delen van het net te laten vervangen. Ook wil de gemeente glasvezel in het uitgestrekte buitengebied aanleggen. Daarvoor is weinig ruimte door het vele water van sloten en vaarten.

“Je kunt wel nagaan dat zo’n 90 procent van onze gemeentelijke werkzaamheden hier met geo te maken heeft”, vertelt Jan Bakker, teamleider Vastgoed en Omgevingszaken. “Maar toch wordt het belang van geo-informatie gemeentebreed onvoldoende beleefd. Dat is blijkbaar niet ‘sexy’. We moeten dus wel veel doen om iedereen mee te krijgen.”

De gemeentelijke organisatie van De Ronde Venen staat voor een doorontwikkeling. Omdat nog besloten moet worden welke taken waar horen, heeft de BRO nog geen vaste plek. Daarom heeft de gemeente geen BRO-coördinator, maar een BRO-trekker:  Marcel Brugman. Jan Bakker: “Iedereen in de organisatie weet inmiddels dat als je geo-informatie nodig hebt, de wandelweg richting Marcel is. Hij geeft dan aan waar ze moeten zijn. Of het nu om de BRO gaat, of om klic-informatie of adressen. Ook Kees Posdijk van de afdeling Integraal Beheer Openbare Ruimte, is inmiddels aangehaakt. Die weet goed de weg in de organisatie en kan processen vastleggen.

3 stappen

Aansluiten op de BRO ging in 3 stappen. Brugman: “We zijn in 2018 naar een regiobijeenkomst van het programma BRO gegaan en ok de zelfcontrole  ENSIA BRO ingevuld . Daaruit bleek dat we nog wel een en ander te doen hadden. Stap 2 was toen aansluiten op de Landelijke Voorziening BRO en regelen van eHerkenning. Toen is het stil komen te liggen, omdat de verantwoordelijkheid nergens belegd was binnen de gemeente. Lisette Kramer van het BRO Implementatieteam nam toen contact met ons op. We zijn processen gaan inventariseren en hebben intern afgesproken wie wat doet. We hebben toen besloten om door te pakken. Dat was het begin van stap 3, april 2019. We zijn toen naar een bijeenkomst van het Implementatieteam in Hattem geweest met nog een aantal andere gemeenten. We hebben toen alle vragen kunnen stellen en meteen een aantal fouten kunnen oplossen. Daarna konden we binnen een week sonderingen en putten aanleveren.”

Kees Posdijk: “Het team heeft daarna gezorgd voor een BRO-clausule in contracten, zodat de leveranciers ook weten dat gegevens op een bepaalde manier aangeleverd moeten worden. Ik ben zelf bezig met de leidraad inrichting openbare ruimte en daar moet de BRO ook een plek in krijgen. Zo komen we iedere keer een stukje verder.”

Aanleveren

Gemeente De Ronde Venen heeft gewerkt met BRO Lab, een pakket dat excel omzet in xml-taal. En dat het mogelijk maakt daarna de gegevens in 1 keer door te zetten naar de BRO. Brugman: “Samenwerking met BRO Lab ging van begin tot eind heel goed. De medewerker had veel geduld en zelfs in het weekend was hij voor ons aan de slag. We hebben uit DINO de putgegevens gekregen, de Excelsheet ingevuld en in BRO Lab gezet. Binnen één week na de bijeenkomst in Hattem is alles doorgeleverd aan de BRO. Niet helemaal zonder horten of stoten, maar zo snel kan het dus gaan.”

Er zitten nu 2 sonderingen en 33 putten in de BRO. Van 1 put moet nog uitgezocht worden of die actief is of niet. Over 3 maanden komen er weer nieuwe putten bij. Gekozen is om niet de oude sonderingen meteen mee te nemen. “Nieuwe sonderingen zijn al lastig genoeg”, zegt Brugman. “Oude sonderingen kunnen we later ook oppakken.”

Collega’s en bestuur meekrijgen

Het BRO-team in De Ronde Venen voelt zich verantwoordelijk om niet alleen collega’s, maar ook de wethouder mee te nemen. Posdijk: “Collega’s moeten weten wat de BRO is en dat zij daar een rol en taak in hebben. Daar moet je ze bij helpen, want dat gaat niet vanzelf. Dat geldt voor onze vak- en beleidscollega’ s, maar ook voor de wethouder.”

"Nu is het moment om de BRO te laten landen in de organisatie".

Brugman vult aan: “Zo’n officieel taartmoment helpt daarbij. We hebben dat ook benut: we hebben veel collega’s uitgenodigd en in de mail uitgelegd wat de BRO is, inclusief filmpjes en plaatjes. En waarom de BRO er is. Nu is het moment dat het ook kan landen. Voor ons bestuur hebben we bewust de ENSIA vragenlijst ingevuld om te laten zien hoe we ervoor staan en hoe de verantwoording BRO is ingevuld. Dat delen we met het college, om ook onze bestuurders bewust te maken.”

BRO inbedden

Dus alles loopt? Bakker: “De uitdaging is nu om de BRO ingebed te krijgen. Dat is gewoon regelen: taken en rollen beschrijven en processen. “
“Een proces beschrijven doe je ook voor mensen die nieuw zijn; de organisatie verandert steeds”, legt Posdijk uit. “Iedereen moet weten dat de BRO onderdeel is van hun werk. “Weer iets erbij”, denken mensen. Daarom moet je het hen zo makkelijk mogelijk maken. Door inbedding van contracten goed voor te bereiden. Standaardteksten te leveren. En ze ook betrekken - dat ze er iets over kunnen zeggen en aan kunnen vullen. Dat zorgt voor draagvlak.”

Brugman: “We pakken alles pragmatisch aan: we bedenken iets en dan proberen we het uit. Dan zien we waar het werkt en waar niet. We gaan  nu een plan van aanpak maken waarin alles genoemd wordt wat gedaan is, en waar we naartoe willen. En waarin we ook iets zeggen over de tranches die nog komen. Dan zijn we goed voorbereid.”

Tips van het BRO-team De Ronde Venen:

1. Ga gewoon beginnen en houd het zo praktische mogelijk.
2. Maak gebruik van implementatieteam en BROLab
3. Laat de BRO niet door 1 persoon in de organisatie doen, maar motiveer meer mensen. Je hebt elkaar nodig als achtervang, om te klankborden en het werk te verdelen.
4. Maak gebruik van de voorbeelden die de website van de BRO biedt. Bijvoorbeeld functieprofiel en voorbeeldcontracten.