BRO’s forever in Lelystad

^{BRO-team Lelystad, v.l.n.r.: Marion Dirksen, Henk Bosma, Jay Nohar, Ben Bruin, Peter Schot, Nancy van Meetelen}

^{Beeld: ©Fotostudio Wierd / Fotostudio Wierd}

Taartmoment

Bij het feestelijke ‘taartmoment’ om te vieren dat Lelystad is aangesloten op de Basisregistratie Ondergrond (BRO), schuift ook wethouder Peter Schot van ruimtelijk stedelijke ontwikkeling aan. “Ik begrijp heel goed het belang van een goede registratie van gegevens over de ondergrond. We zitten hier in de polder, 4 meter onder NAP, met klei op veen, op zand. Als je dan gaat bouwen moet je goed weten waar je mee bezig bent.” Hij is trots op het team en op  dat zijn gemeente ook hier voortvarend aan de slag is.

Niet vanzelf

Beginnen met de BRO, was, zoals in veel gemeenten, even een zoektocht. Het staat of valt vaak met iemand die zich er binnen de organisatie verantwoordelijk voor voelt. Ben Bruin, teamleider Geo-informatie en Belastingen: “In het team kwam steeds terug dat we een wettelijke BRO-verplichting hebben. Er waren veel vragen: wat gaan we daarmee doen? Waar moet dat belegd worden, wie is verantwoordelijk? We hebben toen contact gezocht met andere teams binnen de gemeente, zoals het ingenieursbureau en Beheer en Onderhoud Openbare Ruimte. Niemand voelde zich eigenaar. Toen zei mijn team: We vinden eigenlijk dat het wel opgepakt moet worden. Laten wij het doen, dan zien we gaandeweg wel of het ergens anders thuishoort. Ik ben toen met 4 teamleiders bij elkaar gaan zitten en we hebben geld bij elkaar gelegd. En toen zijn we gewoon begonnen.”

Onafhankelijk projectleider

Aansluiten op de BRO is niet zo moeilijk, maar vaak loopt een BRO-coördinator vast in de processen van de eigen organisatie. In Lelystad werd met een vooruitziende blik Marjon Dirksen erbij gehaald. Zij is projectleider bij de profpool, een soort intern detacheringsbureau van de gemeente.  “Ik wist niets van de BRO of van de ondergrond”, vertelt Marion. “Er was weinig informatie en er moest veel gebeuren, dus ja, succes! Dat was best even spannend. Maar achteraf gezien was het heel handig dat ik ingevlogen ben. Juist omdat ik niet van de inhoud ben, kan ik het speelveld goed overzien. Ik ben eerst maar eens gaan uitzoeken wat de BRO is, wat erin moet en wie er nu iets mee doet. Ik heb toen collega’s bij elkaar gezocht en een projectclubje gemaakt.

Je ziet vanzelf wie er wel en niet in je werkgroep horen

Jay Nohar, inmiddels coördinator ondergrond kabels en leidingen en Henk Bosma, coördinator team Geoinformatie waren heel enthousiast. Ook Nancy van Meetelen, inmiddels BRO-coördinator, was al vanaf het begin gemotiveerd. Gaandeweg werd steeds duidelijker wie er wel en niet bij de werkgroep hoorde.”

Op bezoek bij collega’s

Als je niet precies weet hoe je de vork aan de steel wilt steken, is het zinvol om een kijkje in de keuken bij collega-overheden te nemen. Henk: “We hebben werkbezoeken afgelegd aan Almere en Amsterdam. En we zijn naar de voorlichtingsdagen van het ministerie gegaan. Gewoon om te horen hoe anderen de BRO oppakken. Dat bleek heel divers te zijn. Amsterdam pakt het op vanuit hun ingenieursbureau en laat contracten door opdrachtgevers zelf regelen. En Almere haalt alles naar zich toe. Wij hebben uiteindelijk gekozen voor een mix van deze twee.

Jezelf informeren is goed, maar ga vooral aan de slag!

Ook adviesbureaus houden zich bezig met ondergrondgegevens. Jay: “De gemeente is bezig met Flevokust Haven, een heel groot project, waar ook een groot adviesbureau bij betrokken is. Ik heb met hen gesproken en we hebben voorbeelden met elkaar uitgewisseld. Dan weet je wat er met gegevens over de ondergrond gebeurt en waar het over gaat. Ze hebben voorbeeldbestandjes gegeven en hebben bestanden omgezet. Jezelf informeren is altijd goed, maar je moet vooral ook zelf aan de slag gaan – fouten maken hoort daarbij. Ik zeg altijd: je moet het eerst fout doen om het goed te kunnen doen.”

Interne organisatie meenemen: BRO-portaal

De BRO kan mensen en organisatieonderdelen verbinden. Jay: “Het product moet bekend gemaakt worden, anders weten je collega’s niet wat het is en ook niet of ze er iets mee moeten. Daarom zijn we bij de teams langsgegaan en hebben presentaties gehouden. Hier helpt papier niet: als je er bent, kunnen mensen ook vragen stellen en dan gaat het meer leven. Sommige teams zijn eilandjes in de organisatie. Doordat ze taken hebben in de BRO, kun je gaan verbinden en dat is mooi. Nu moeten we de gang erin houden, dus we verzinnen iedere keer weer iets nieuws om de BRO te profileren en ook onszelf als team. Gezelligheid en humor helpen ook. Als we elkaar op de gang tegenkomen, zeggen we: Hee Bro!”

Je moet het je collega's zo makkelijk mogelijk maken

Nancy vult aan: “Met elkaar in gesprek gaan helpt. We kwamen erachter dat je het je collega’s zo makkelijk mogelijk moet maken. Je moet denken aan hun werkdruk en nut en noodzaak uitleggen. Daarom hebben we een intranetportaal over de BRO gemaakt. Als je wat over de BRO zoekt, moet je meteen alles kunnen vinden, vonden we. Met leuke plaatjes en korte teksten leggen we uit wat de BRO is en wat erin moet en bijvoorbeeld voor wie het nodig is. En we denken mee: er staan voorwaarden op de site, uitleg over wat je moet doen om aan te sluiten en ook producten als voorbeeldpresentaties en het inkoopformulier. Hierin hebben we standaard laten opnemen of de BRO van toepassing is. Omdat er niet heel veel boringen en sonderingen zijn, is het namelijk lastig om de BRO voor het voetlicht te houden. Dan is het simpeler om iets bij de inkoopvoorwaarden op te nemen.”

^{Nancy van Meetelen bij het BRO portaal van de gemeente Lelystad}

Pluim

Lelystad zit midden in een organisatieontwikkeling, waardoor panelen nogal eens aan het schuiven zijn. Marjon: “Ik ben veel bezig geweest met opzetten van het proces, mensen aanhaken en uitzoekwerk. Daarna ging mijn energie zitten in mandatering, autorisatie voor het BRO Bronhouderportaal en beschrijven van het werkproces. Ik denk dat iedereen daar wel tegenaan loopt in zijn of haar organisatie. Daarom delen we graag ons verhaal, dan kun je van elkaar leren.”

Inmiddels heeft Lelystad het goed voor elkaar met de BRO. Nancy: “Het was fijn te horen dat Henk Ferkranus van het BRO Implementatieteam alleen maar pluimen had voor onze aanpak. We hebben ook een audit gedaan met de zelfevaluatielijst van ENSIA*, waarvoor we met vlag en wimpel geslaagd zijn. Nu weten we dat we het goed doen allemaal, haha!”

Samenvatting in tips

Het team heeft tips voor andere overheden die met de BRO beginnen. Het team benadrukt dat iedereen natuurlijk moet zoeken naar een aanpak en implementatie die bij de eigen organisatie past.

1. Zoek mensen bij elkaar die enthousiast zijn in het vakgebied zitten. Enthousiasme en humor geven energie en daadkracht.
2. Betrek iedereen, zelfs externe leveranciers. Je ziet vanzelf wie wel en niet een bijdrage kan of moet leveren.
3. Bij ons was de kracht Marjon als onafhankelijk projectleider in te zetten. Zij heeft proces in kaart gebracht en vervolgens kon iedereen zijn eigen input leveren daar waar nuttig.
4. Reserveer middelen. Het viel mee hoeveel we uiteindelijk nodig hadden. Vraag bij andere gemeenten hoeveel tijd en geld zij gebruikt hebben.
5. Maak het je collega’ s zo makkelijk mogelijk. Het heeft bij ons even geduurd voor we daarachter waren.
6. Kijk bij de achterbannen waar informatie over sonderingen en boringen vandaan moet komen. Breng dit ook in als voorbeeld. Neem ze mee in het proces, dat vergroot het draagvlak.
7. De ondergrond zie je niet. De BRO biedt ook mogelijkheid om je vakgebied te promoten.

Meer informatie over de aanpak van Lelystad? Neem dan contact op met Nancy van Meetelen, BRO-coördinator bij het team Geo-informatie.

* ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit) is een zelfevaluatie en is verplicht voor alle gemeenten. Het heeft tot doel het verantwoordingsproces over informatieveiligheid bij gemeenten verder te professionaliseren door het toezicht te bundelen en aan te sluiten op de gemeentelijke Planning & Control-cyclus. De vragenlijsten over de Basisregistratie Ondergrond zijn recent naar alle gemeenten verstuurd.