Een basisregistratie begint met goede afspraken

Het ontwikkelen van een basisregistratie begint met het maken van goede afspraken in de vorm van een standaard. Daarbij worden vele experts en gebruikers betrokken. Dan kunnen de gemoederen weleens hoog oplopen. Het standaardenteam van de BRO leidt alles in goede banen. “We zijn soms net een strijkijzer”, zegt procesmanager Ruud Boot.

Een geo-standaard, zoals die voor de BRO, richt zich op het betekenisvol kunnen uitwisselen van gegevens. Daarvoor legt een team standaarden vast voor de gegevens van een registratieobject en de gehanteerde definities. En zorgt ervoor dat ‘wat hetzelfde is, ook hetzelfde heet’. Kennis voor maken en beheren van deze standaarden in Nederland ligt bij Geonovum. Medewerkers zorgen dat nieuwe standaarden tot stand komen en dat die ook afgestemd zijn met andere nationale en Europese standaarden. TNO werkt in het team standaarden nauw samen met Geonovum en beheert de standaarden van de BRO. Maken en beheren van standaarden gebeurt altijd samen met experts en ervaringsdeskundigen in het werkveld. Daarbij heeft ieder zijn eigen rol.

De procesmanager

“Het spel om tot een standaard te komen verloopt inmiddels via een gestroomlijnd proces”, legt Ruud Boot, procesmanager bij Geonovum, uit. “De belangrijkste uitgangspunten leggen we vast in een scopedocument. Daarna distilleren we uit een veelheid aan gegevens, wat van belang is aan definities, waarden en onderlinge samenhang. En we zorgen dat alles met elkaar klopt. Dat leggen we vast in de gegevenscatalogus. We moeten ook zorgen dat gegevens uitgewisseld kunnen worden. Daar is de berichtencatalogus voor. Dit is de technische vertaling van de catalogus voor software-experts. En tot slot maken we een xsd-schema waarop iedereen eigen software kan bouwen.”

De taak van Ruud is te zorgen voor balans in het team: dat alle rollen vervuld worden en dat er voldoende capaciteit is. “Mijn uitdaging zit erin als groep aan de slag te zijn en de lol erin te houden. Het is soms best lastig om met een groep gedreven experts te komen tot een vastomlijnde set informatie die de standaard gaat vormen. Soms zijn ze het gewoon niet met elkaar eens. Dan ben je net een strijkijzer: je moet plooien gladstrijken en zorgen dat het tafellaken aan informatie teruggebracht wordt tot een servetje. Ook moeten besluitvormers meegenomen worden in het proces, zodat zij finale beslissingen kunnen nemen. Dat hebben we strak voor elkaar denk ik.”

De informatiemanager

In een proces van standaardisering zijn ook mensen nodig die het werkveld inhoudelijk snappen, begrijpen wat informatisering is en wat er in een domein nodig is voor het werk. Daar is de informatiemanager voor, die boven de data-analist en de materiedeskundige zweeft. Erik Simmelink is informatiemanager vanuit TNO voor het grondwaterdomein van de BRO.

“Ik ben aardwetenschapper en geo-hydroloog. Als generalist ben ik een soort Haarlemmerolie van het standaardiseringsproces. Ik ken het werkveld redelijk goed en ken ook de stakeholders. Die relaties vind ik een groot goed en wil met hen graag komen tot conversie en niet tot divergentie. Ik zit op het snijvlak van informatisering, inhoud en informatietechnologie. Hoe meer technisch, hoe minder kaas ik ervan gegeten heb. Ik ben penvoerder van het scopedocument en in de rest van het proces help ik iedereen op een andere manier naar materie te kijken, namelijk vanuit het ordeningsprincipe. Als ik mensen mee kan nemen in een andere kijk op de wereld, dan komen er ook andere vragen. Vragen waarover in het dagelijkse inhoudelijke werk niet altijd wordt nagedacht. Dat brengt scherpte aan in wat zo’n object nu eigenlijk is en welke informatie je nodig hebt om die gegevens goed te kunnen gebruiken. Dat is ook een van de grootste winstpakkers van zo’n basisregistratie vind ik.”

De materiedeskundige

Gegevens moeten op een eenduidige manier vastgelegd worden in de BRO. De materiedeskundige brengt zijn expertise uit het werkveld in om dit goed te kunnen doen. Victor Hopman, projectleider bij Deltares, doet dit werk voor de BRO als het gaat om bodem- en grondwatersystemen. “Ik moet de mannen en vrouwen van de data voeren met kennis over monitoring en meten. Daarnaast moet ik antwoorden geven op vragen die zij hebben. En als ik het niet weet, dan consulteren we het expertteam dat bij het maken van een nieuwe standaard wordt samengesteld.”

Victor werkte aan het object Formatieweerstandonderzoek. “Daarbij gaat het om de bepaling van het grensvlak tussen zoet en zout water, onder andere belangrijk voor de zoetwaterwinning. Je wil daar zien hoe het grensvlak beweegt in de tijd. Daarvoor moeten er metingen in de ondergrond uitgevoerd worden. Voor de standaard leg je uit hoe lang bijvoorbeeld de meetkabel kan zijn en hoeveel meetsensoren die kan hebben. Ik leg ook uit hoe de techniek werkt. Leuk om te vertellen is, dat er vroeger, omdat er geen computers waren, gewerkt werd met papiertjes, waarop schema’s werden getekend met alle draadjes door elkaar in diverse kleuren. Daaruit moeten wij nu wijs zien te worden, want de data uit het verleden zijn een goudmijn voor de toekomst. Je doet voor dit registratieobject namelijk weinig metingen, misschien 1 of 2 keer per jaar. Het is daarom zeer wenselijk om data uit het verleden te hebben, om toch een goede meetserie op te kunnen bouwen.”

“Ik vind het inspirerend om aan deze standaard mee te werken, juist omdat er vaak discussie zijn op de vierkante centimeter, met mensen van diverse pluimage.”

De data-analist

Janneke de Heij is data-analist bij Geonovum. Zij werkt momenteel aan het registratieobject locatie mijnbouwwerken en hield zich eerder bezig met het wandonderzoek. “Het werk is iedere keer anders”, vertelt Janneke. “We gaan op zoek naar een aantal experts in het werkveld. Daarmee plannen we sessies en geven zo stukje bij beetje invulling aan de inhoud. Ik ben inhoudelijk geen specialist. Ik vraag dan bijvoorbeeld: Hee jongens, vertel me eens hoe je nou zo’n wand maakt. Welke informatie daarvan is belangrijk voor de BRO? Wat zijn details en welke informatie heeft hergebruikwaarde? Want op het laatste ben ik uit natuurlijk.”

Janneke werkt de informatie uit en komt dan terug bij de experts. “Ik doe voorstellen, soms met een tekening, soms met een beschrijving van een proces. Zij geven commentaar en zo gaat dat een aantal keer heen en weer. Er is vaak veel discussie, maar iedereen wil komen tot iets wat gedragen wordt. Zij moeten hun achterban daar ook in meenemen. Ik probeer ook het vakjargon eruit te houden, zodat de taal voor iedereen redelijk toegankelijk is. En ik moet zorgen dat we overal hetzelfde ook hetzelfde noemen. Mijn werk is analytisch aan de ene kant, maar het is ook mensenwerk. Ik vind het leuk om met mensen te praten en te helpen de volgende stap te zetten. Het mooiste is als we samen tot consensus komen.”

De technisch ontwerper

In het proces van standaardisering is ook iemand nodig die een vertaalslag kan maken van de Nederlandse taal naar computertaal. Dat is het werk van de technisch ontwerper. Wijnand van Riel, IT-specialist bij TNO, vervult deze taak met plezier. “Ik vind het leuk om mee te denken met analisten. De uitdaging is hoe je de wereld van experts kunt omzetten naar gemeenschappelijk jargon, maar ook naar iets dat deelbaar is met IT-ers. Ik ben geen programmeur, maar tolk, vertaler. Het model dat een analist voor ogen heeft, ziet er al redelijk technisch uit, maar is nog niet overgezet naar een taal die een softwareontwikkelaar of een computer kan lezen. Ik gebruik tooling om die vertaling te maken en lever schema’s op in een technische taal: xsd’s. En ik denk na over hoe de concepten die de analisten bedacht hebben, effectief en slim gaan werken in de software.”

De BRO werkt met open standaarden. “Een xsd is gemaakt in een taal die ook wordt gesproken door leveranciers en applicatiebouwers. Iedereen kan daarmee aan de slag. Het streven is om het zo open en transparant mogelijk te maken en te conformeren aan Nederlandse regels, maar ook aan internationale regels. Ook in Europa worden xsd’s gebruikt met dezelfde structuur, dezelfde woorden en dezelfde vorm.”

De scrum master

Werken aan een standaard vergt ook een coach die het team optimaal laat presteren. Hij of zij zorgt voor overzicht, snelheid, reflectie en bewaakt het proces. Dit is de rol van de scrum master. Wilfried ter Woerds van TNO doet dit werk voor de BRO. “We werken in sprints en na zo’n sprint houden we een reviewsessie waar stakeholders feedback geven. Bijeenkomsten worden gehouden door de informatiemanager of deskundigen. Ik stimuleer dat het gebeurt en bewaak het proces. Ook in de sprints zelf ben ik betrokken. Iedere week is er bijvoorbeeld een stand-up waarin het team bespreekt wat er moet gebeuren. Je kun daar wel van alles naar voren brengen, maar het is natuurlijk de bedoeling dat je alleen bespreekt wat je nodig hebt om deze sprint goed te kunnen doen. Je aan het proces houden, helpt om te kunnen focussen en zorgt dat je niet te veel op je bord hebt.”

Wilfried zorgt er ook voor dat de tooling in orde is. “We zijn begonnen met een fysiek bord aan de muur. Met iedereen verspreid over allerlei locaties, was dat niet meer efficiënt. We hebben daar al snel een digitaal programma voor ingericht. Dat zorgde er ook nog eens voor dat we in maart, met de coronamaatregelen, gereed waren om helemaal digitaal met elkaar te werken. Iedereen kan nu bij de informatie en er is ook aansluiting bij de rest van het programma. Ik zorg dat hick-ups verwerkt worden en via een retro help ik teams hun proces te verbeteren. Ik vind het leuk als ik een bijdrage kan leveren aan een team, en dan vooral niet op inhoud. Hoewel ik er inmiddels wel heel veel vanaf weet.”

De product owner

In een standaardisatieproces is uiteindelijk iemand verantwoordelijk voor de inhoud. Dat is de product owner, een rol die Frank Terpstra vervult vanuit zijn adviseurschap bij Geonovum. “Ik ben de single wringable neck, zo kun je het zien. Ik moet de anderen de vrijheid geven om dingen af te handelen, ik moet bepalen of een probleem binnen scope getrokken moet worden of niet en welke compromissen aanvaardbaar zijn. Bij de BRO hebben we veel te doen aan standaardisatie. Ten opzichte van de andere basisregistraties hebben we de allermeeste attributen. Dan is de druk best hoog. Ik moet zien waar de kern van een probleem zit, balans vinden tussen werkdruk en catalogi opleveren op de gestelde deadlines.”

“Ik ben heel blij met betrokken stakeholders. Daar krijg je input uit. Als je maar goed luistert, dan kom je er met stakeholders uit en kom je tot een elegante standaard. Het mooiste is als er een standaard ligt die werkt en dat iedereen tevreden is. En als iedereen een beetje ontevreden is, dan heb ik het in ieder geval gelijk verdeeld. Het mooiste compliment dat je me kunt geven? Frank is een nerd waarmee je kunt praten.”


Meer informatie over standaarden

De BRO-standaarden

Standaardisatie Geonovum