Kaag en Braassem maakt inhaalslag BRO

We vragen het Wendy Zaal, Adviseur Gegevensbeheer bij de gemeente Kaag en Braassem:  “Eigenlijk zijn wij pas kort geleden aan de slag gegaan met de Basisregistratie Ondergrond (BRO). In oktober zaten wij samen met de gemeente Alphen aan de Rijn voor een overleg waarbij de BRO ter sprake kwam. Alphen was hier toen al druk mee, maar bij ons speelde het op dat moment nog niet. Coen Wessels van de gemeente Alphen aan de Rijn had eerder al een presentatie van het BRO implementatie team bijgewoond en bood aan deze met ons te delen. Pas daarna is het balletje bij ons gaan rollen.”

_{Op de muur hangt, voor iedereen zichtbaar, een grote kaart met daarop alle putten en sonderingen in de regio.}

Hoe zijn jullie te werk gegaan?

Wendy vertelt: “Het was letterlijk twee dagen voor Kerst dat ik mij samen met mijn collega heb opgesloten in een kamer, hier op het gemeentehuis. In deze 2 dagen hebben we alle te nemen stappen in kaart gebracht, een handboek opgesteld en een voorstel geschreven voor B&W. Na de controles en akkoorden door het management, afdeling financiën en de wethouder, zijn deze voorstellen begin dit jaar ook door B&W geaccordeerd. Daarmee ben ik binnen de gemeente  direct aan de slag gegaan."

"Als eerste heb ik alle projectleiders zowel van Bouw, Wegen als Kunstwerken  gevraagd de contact- en contractgegevens van hun toeleverende boorbedrijven aan te leveren. Omdat wij bij het verstrekken van de opdrachten nog niet ‘BRO-bewust’ waren zijn de aanleververplichtingen destijds niet in de contracten opgenomen. Het achteraf aanpassen van de lopende contracten is meestal niet zomaar mogelijk."

"Grofweg zijn er dan twee situaties. Er zijn projecten waar ondertussen al gesondeerd is. En er zijn projecten waarbij dat nog moet gebeuren. Daar waar nog niet gesondeerd is, heb ik de projectleiders gevraagd om deze informatie in de toekomst direct in IMBRO-XML aan te laten leveren aan het Bronhouderportaal voor de BRO.  De overigen heb ik allemaal een voorstel gedaan op basis van de eerder verstrekte opdrachten om deze gegevens alsnog bij ons aan te leveren. Het achteraf aanleveren verliep de ene keer iets makkelijker dan de andere maar inmiddels heb ik zo’n 90%(!) van deze sonderingen ontvangen en bij de BRO kunnen aanleveren. Daar ben ik best tevreden over."

"Ik heb er heel bewust voor gekozen om alle verschillende projecten ook als afzonderlijk Project aan te maken in het Bronhouderportaal. In eerste instantie lijkt dit extra werk, maar dat valt reuze mee. Het aanmaken van een project is zo gebeurd en de voordelen zijn groot. Zo kan ik namelijk iedere projectleider zijn eigen projecten laten controleren. En ik heb direct de juiste mensen betrokken. Daardoor groeit de betrokkenheid en bewustwording binnen de gemeente snel.  En ze weten bij volgende opdrachten en projecten nu ook precies wat ze moeten doen.  Deze gestructureerde manier van werken geeft ook een duidelijk beeld van de status en voortgang. Zo kan ik direct zien waar het goed loopt en waar nog wat extra aandacht nodig is.“

Waar liep jullie tegen aan?

“Naast de structurele inbedding van de BRO-clausule in nieuwe contracten met leveranciers heeft de gemeente ook een inhaalslag gemaakt om met terugwerkende kracht alsnog te voldoen aan de wettelijke plicht voor gegevens die sinds 1 januari 2018 zijn ingewonnen. Het betreft sonderingen waar de leverancier het werk al heeft opgeleverd zonder de contractuele verplichting om aan te leveren aan de BRO.  Meestal is van deze projecten enkel een PDF-document beschikbaar. Deze PDF-bestanden kunnen echter niet bij de BRO aangeleverd worden. Navraag bij de leveranciers levert dan een set aan GEF-bestanden op. Maar voor aanlevering bij de BRO is een IMBRO-XML-bestand verplicht. Gelukkig is er een GEF-converter beschikbaar en heeft het BRO Implementatieteam mij geholpen met de bulkconversie van de GEF-bestanden. Zo hebben we deze data alsnog aan kunnen leveren aan de BRO."

"Als kleine gemeente hebben wij zelf heel weinig geokennis in huis. Daardoor is de inhoudelijke controle van de aangeleverde bestanden voor ons soms lastig. De controles op aantal en locatie zijn goed te doen in het Bronhouderportaal. Voor de sondeergrafieken en bij behorende waarden heb ik mij laten informeren door inhoudelijk deskundigen. Hier moet het proces nog verder aangescherpt worden, zodat uiteindelijk de projectleiders zelf gaan goedkeuren."

Hebben jullie tips voor anderen ?

“Net als vele andere gemeenten, werden wij op een gegeven moment ook ‘geconfronteerd’ met onze wettelijke verplichtingen rondom de BRO”, vertelt Wendy. “Ook wij hebben daar helaas geen extra capaciteit of middelen voor beschikbaar gekregen. Bij andere gemeenten merk ik dat men vervolgens aan het stoeien is wie de verantwoordelijkheid oppakt. Dat komt doordat de impact aanvankelijk heel groot lijkt, maar dat valt dus wel mee. Binnen de gemeente Kaag en Braassem is de coördinerende rol voor de BRO opgepakt door de afdeling Gegevensbeheer. Als afdeling zijn wij bekend met de belangrijkste datastromen binnen de gemeente. Daardoor hebben wij een goed beeld van hoe de lijnen lopen. Vervolgens zijn wij binnen onze gemeente aan de slag gegaan om ervoor te zorgen dat de data die valt onder de wettelijke verplichting van wet BRO, Tranche 1 richting de BRO gaat."

"Kortom, mijn belangrijkste tip is: pak de handschoen op en ga ermee aan de slag! Uiteindelijk valt de impact tot nu toe best mee. Begin met de wettelijke verplichting, kijk daarna of je dit uit kan breiden met bijvoorbeeld de sonderingen van particulieren. De aanlevering daarvan is weliswaar niet wettelijk verplicht, maar wel zinvol voor alle BRO-gebruikers.”

_{De gemeente Kaag en Braassem heeft in 24 projecten,  46 putten en bijna 200 sonderingen succesvol geregistreerd in de BRO. Dit heugelijke feit is gevierd met taart.}