Interview provincie Overijssel: Ervaringen met de BRO

Waar in de provinciale organisatie hebben jullie de BRO belegd?

‘Het beheer van de BRO zit bij onze eenheid Publieke Dienstverlening. Dat is een afdeling waar ook de andere basisregistraties onder vallen.’

Hoe ver zijn jullie met de BRO?

‘Van de eerste tranche zijn voor ons de sonderingen en de grondwaterputten van belang. Voor beide hebben we een ketentest uitgevoerd, samen met het programmabureau BRO. Daarnaast zijn de eerste sonderingen en putten geleverd aan de LV-BRO. We zijn ook begonnen om de volgende putten en sonderingen uit meerdere projecten te leveren, dus daarmee zitten we in de beheerfase. Dat heeft alleen nog wat fijnafstemming nodig.

Daarnaast zijn we bezig om deze BRO-registratieobjecten verder in te bedden in onze organisatie. We hebben een aantal presentaties gehouden bij verschillende eenheden. Sonderingen vallen bijvoorbeeld onder de eenheid Wegen en Kanalen. Daar hebben we 20 tot 25 projectleiders bijgepraat, die in hun projecten sonderingen laten inwinnen. En tegelijk kijken we naar tweede tranche die er straks aankomt. Dat is nog best lastig, want de landelijke planning daarvoor is nog niet duidelijk.’

Hoe hebben jullie onderzocht welke afdelingen er nodig zijn voor de verschillende registratieobjecten?

‘In mijn rol als informatieadviseur BRO heb ik 1,5 jaar geleden een impactanalyse uitgevoerd voor de eerste tranche. Toen heb ik aan alle afdelingen gevraagd: Wat doen jullie precies? Heeft dit ook raakvlakken met de BRO? Dat was de basis voor ons BRO-project. Met die impactanalyse ben ik 2 of 3 maanden bezig geweest. De BRO zit heel erg verspreid in de provinciale organisatie, dus het kost tijd om dat in kaart te brengen. Voor begin 2019 staat overigens de impactanalyse voor tweede tranche op de rol.’

Hoe hebben jullie het project bestuurlijk georganiseerd?

‘In onze projectgroep BRO zit iemand van elke eenheid. Daarboven zit een stuurgroep. Het bestuur weet dat we met de BRO bezig zijn en dat is voldoende. Voor de financiering geldt een duidelijke splitsing tussen de implementatie van de BRO en het beheer. Het project Implementatie BRO valt onder een programma waar budget voor beschikbaar is gesteld vanuit alle eenheden. Voor de beheerfase BRO moeten er nog wat zaken worden geregeld. Bijvoorbeeld het budget voor de BRO-coördinator, daar zijn we nu mee bezig.’

Zie jij de BRO als een lastige opgave voor de provincie?

‘Elke basisregistratie heeft zijn perikelen, dus de BRO ook. Dit is er wel een die al onze eenheden raakt; dat maakt de BRO wat ingewikkelder dan bijvoorbeeld de BGT. En het duurt ook langer voordat de BRO geïmplementeerd is. Essentieel bij alle basisregistraties is dat je de medewerkers in je organisatie mee moet krijgen. Het gaat echt over veranderingen in processen. Je kunt prachtige tooling hebben, maar als mensen het nut en de voordelen er niet van inzien, dan gebeurt er niks.’

Hoe pakken jullie dat aan, de organisatie meekrijgen?

‘Ik leid een projectgroep waarin van elke eenheid een vertegenwoordiger zit. Die vertegenwoordiger voedt zijn eigen eenheid. Want hij kent zijn mensen het beste. Hij ondersteunt zijn medewerkers heel praktisch bij het leveren aan en gebruikmaken van de BRO. Hij staat open voor vragen en gaat samen met hen achter het systeem zitten. Alleen zo kweek je begrip en betrokkenheid.’

Welke tip kun je collega-bronhouders geven?

‘Pak het projectmatig aan en steek er tijd in. Begin met een impactanalyse en regel budgetten. Leg de implementatie niet bij iemand neer die kennis heeft van maar één registratieobject. Je moet iemand hebben die een bredere kijk heeft op de implementatie van de BRO. En neem je afdelingen en teams echt mee in het verhaal. Anders werkt het niet.’